中小企業診断士・ITコーディネータの大澤真介です。
資金繰り管理SaaS「GUULY」を運営する合同会社オンザウェイの代表をしています。
ITと経営の二刀流で、中小企業のDX推進をお手伝いしています。
セミナーや支援先で「うちはまだ手書きが多くて…」と、少し恥ずかしそうに話される経営者の方がよくいらっしゃいます。
そのたびに私は「手書き、別に悪くないですよ」とお答えしています。
正直に言うと、「紙から脱却しましょう」「手書きをやめましょう」で締めくくられるDXセミナーが、私はあまり好きではありません。
手書きで業務を回してきた現場には、それぞれの工夫と歴史があります。
それを一括りに「遅れている」と断じるのは、現場への敬意を欠いた乱暴な話だと感じています。
今日は、「手書きの会社はどうすべきか」という問いに対して、私なりの答えを書きます。
手書きは、全部をやめるものではありません。残すべき手書きと、変えるべき手書きがあります。その見極めの話です。
「手書きの会社」と一括りにされる現場の実態
そもそも「手書き」と一言で言っても、現場では全然違うものが同じ言葉で語られています。
私がリユース業界で20年働いてきた中でも、また中小企業診断士として支援先を回る中でも、手書きには少なくともこれだけの種類があります。
- 顧客へのお礼状、手書きのメッセージカード
- 日報、業務報告書
- 注文書、見積書、請求書の控え
- 在庫台帳、現金出納帳
- 打ち合わせメモ、アイデアノート
- 点検記録、現場チェックシート
これ、全部性質が違います。
お礼状は相手に届ける情報です。日報は社内で共有される情報です。点検記録は現場で即時に書く情報です。
全部を同じ「手書き」で括るから、「やめる」「続ける」の二択になってしまう。
そして「やめる」と決めた瞬間に、本当は残すべきだった手書きまで一緒に葬られる。
私はそこに、中小企業のDX議論のいちばんの損失があると感じています。
残すべき手書き──3つのパターン
①顧客接点に乗っている手書き
お礼状、名刺に添える一言、請求書に挟むメッセージ。
こういう手書きは、手書きだから届く感情があります。
リユース店舗の店長時代、私は店頭買取で商品をお売りいただいたお客様へのお礼状を一枚一枚手書きで出していた時期がありました。
内容は大したことは書いていません。「先日はありがとうございました」「またお待ちしております」それだけです。
でも、次にご来店いただいた際に「あのハガキ、嬉しかったよ」と声をかけてくださるお客様が、少なからずいらっしゃいました。
これをテンプレートのメールに置き換えた瞬間、この反応はなくなります。顧客との距離を測る物差しとしての手書きは、簡単に手放してはいけない領域です。
今でも正直思っています。
無理やり苦手なSNSを一から勉強して頑張るくらいなら手書きでお礼状やDM書いた方が良いのでは？
※IT専門家と言っておきながらのテーマになるのですが、そのうちnoteでも書きたい話です。
②思考の途中で生まれる手書き
事業計画の下書き、アイデア出し、構造整理。
私は今でも、新しい企画を考えるときはまずノートを広げて、手でぐちゃぐちゃと書きながら考えます。
昨年の後半、私のセミナーに参加していただいた方は、手書きで殴り書きのアイディアメモをAIに読み込ませるというネタを見ていただいた方も多いと思います。
あのノート、ほんとにあんな感じの殴り書きです（むしろ、セミナーで使ったものは綺麗に書いてありました）
矢印で繋いだり、囲ったり、ぐちゃぐちゃ横線引いて書き直したり。これをいきなりパソコンで始めると、思考の幅が狭くなる感覚があります。
生成AIを毎日使うようになった今でも、AIに渡す前のネタ出しは手書きのほうが早いことが多いです。
手を動かすことと考えることが、私の場合は良くも悪くも分離できていません。
③現場の即応性を担保する手書き
配送時のメモ、機械の点検記録。
こういう現場の手書きは、速度が命です。
手袋をしていても、寒くても、雨でも書ける。
スマホやタブレットを取り出すワンアクションすら、現場では遅い場合があります。
「デジタル化したら業務速度が落ちた」という話は、この領域で起きやすい。
それならば、現場の記録は手書きのままで何の問題もありません。
まずお伝えしたいこと──手書きで回してきた現場への敬意
変えるべき手書きの話に入る前に、ひとつだけお伝えしておきたいことがあります。
手書きで業務を回してきた会社、手書きで記録を残してきた担当者の方々の取り組みは、決して「遅れていた」わけでも「間違っていた」わけでもありません。
むしろ逆です。
その時々で使える道具と人手の中で、最善の形を工夫してきた結果が、今の手書き運用です。
書式の改良、記号の工夫、ファイルの整理ルール──どれも現場の試行錯誤の積み重ねです。
私が「変えるべき手書き」と呼んでいるのは、その工夫を否定する話ではありません。
当時は最適だったやり方が、今の事業規模や、今使える道具と照らすと、もっと楽にできるようになっている。その差分の話をしているだけです。
現場の工夫は、変える前にまず受け取る。
これは、DX支援の場でいつも自分に言い聞かせていることでもあります。
変えるべき手書き──4つのサイン
その上で、「これは変えたほうがいい」とはっきりわかる手書きがあります。判断のサインは4つです。
サイン①誰かが「別の形に写している」
手書きの日報をExcelに転記する。手書きの注文書を販売管理システムに再入力する。手書きのレシートを会計ソフトに打ち込む。
この「転記作業」が発生している手書きは、もはや「入力の前段階」でしかありません。書いた人と入力する人が別の場合、手書きの人件費と転記の人件費の二重払いが起きている状態です。
私の支援先でも、月末に半日かけて伝票を会計ソフトに手入力している、というケースをよく見ます。
その半日、本当は別のことに使えたはずの時間です。
サイン②別の部署や拠点が、その情報を「待っている」
営業が手書きで書いた注文書を、経理が見るのは1日後、下手をすると数日後。
店舗で発生した在庫変動を、本部が把握するのは月次の報告が上がってから。
現場が書いた点検記録を、経営層が目にするのは週に一度のミーティング。
情報が一人の手元に物理的に止まっているから、次の人に届くまで時差が発生する。その時差の間に、判断も対応も遅れていきます。
リユース業界にいた頃、店舗間の商品情報共有はずっと課題でした。
A店に置いてあるはずの商品をB店の顧客から問い合わせされたとき、「ちょっと電話して確認します」の一言で、お客様を待たせる。
この「共有のための電話」が業務時間を削り従業員の業務時間を圧迫し、顧客体験を下げ、機会損失を生んでいました。
手書きが悪いのではありません。
手書きには「一つしかない」という物理的な制約があり、それが組織の情報流通を止めている。
ここに気づくと、部署や拠点をまたいで必要になる情報は、手書きのまま持ち続けない、という判断軸が見えてきます。
サイン③「あとで探す」が日常化している
去年の顧客情報、過去の見積、以前のクレーム対応の記録。
これらを探すのに、キャビネットを開けて、ファイルをめくって、目視で追う。それを毎日のようにやっている会社があります。
少し乱暴に言いますが、「検索できない情報は、無いのと同じです。」
「あったはず」が「見つからない」になった瞬間、その情報は経営資産として機能していません。
サイン④「あの人じゃないと読めない」が起きている
ベテラン社員の独特な記号、略字、書き方の癖。本人は読めるけれど、ほかの人にはほとんど暗号。
これは中小企業でいちばん怖いパターンです。
手書きで守られてきたノウハウが、その人の退職とともに消える。引き継ぎの瞬間に情報資産が蒸発する。
「手書きだから残ってきた」のではなく、「その人がいたから残ってきた」だけなのです。
判断のフレームワーク──4つの問いで仕分ける
「残す」「変える」の判断を、ご自身の会社に当てはめたいときは、次の4つの問いを使ってみてください。
- その手書き、あとで誰かが「探す」ことはありますか？
- その手書き、別の形に「写す」ことはありますか？
- その手書き、その人がいないと「読めない」ことがありますか？
- その手書きの情報を、別の部署や拠点が「待っている」ことはありますか？
1つでもYesがあれば、変えるべき手書きの候補です。
全部Noなら、その手書きは残して大丈夫です。
大事なのは「手書きかデジタルか」の対立ではありません。
情報が次の工程に流れているか、それとも途中で止まっているか。そこが、手書きを変えるか残すかの本当の判断軸です。
中小企業としての現実的な進め方
ここまで読んでくださった方の中には、「うちは変えるべき手書きがいくつもあった」と気づかれた方もいらっしゃるかもしれません。
でも、全部を一度に変える必要はありません。
まずは、いちばん転記コストが大きい、あるいは共有が遅れている手書きを1つだけ、そこから変えてみてください。
もう一つお伝えしておきたいことがあります。
生成AIが進化した、進化し続ける2026年、
「手書きをやめる」と「手書きのその先だけを変える」は、別の話になりました。
書くのはこれまで通り手書き。書いたら1枚、写真を撮っておく。その先は生成AIが読み取ってデータにしてくれる。
2026年の生成AIは、このレベルの仕事なら、すでに十分こなせるようになっています。身近なスマホとAIだけで、手書きを残したままデジタル化に踏み出せる時代です。
具体的な方法は、また別の記事で書きます。
まとめ──手書きを味方につける経営
「手書きをやめる」は、経営の目的ではありません。
目的は、情報が次の工程にスムーズに流れる状態を作ることです。その上で、残すべきと判断した手書きはむしろ大事にしてほしい。
DXの本質は、全部をデジタルに置き換えることではありません。
残すものと（デジタルに）変えるものを、経営者自身が判断できること。そこがDXのスタート地点です。
そして、手書きで工夫を重ねてきた歴史そのものは、会社にとって間違いなく資産です。
その資産を否定するのではなく、今の道具で磨き直す。
手書きの会社は遅れているのではなく、判断の整理がまだ終わっていないだけ。
そう捉え直すと、次の一歩が見えてくるはずです。
変えるべき手書きに気づけたら、次は「どう変えるか」の実装です。
「やりたいことはある。でも、形にならない」──そこを一緒に越えるのが、私たちの仕事です。
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